مطابق قانون یکی از دفاتر پیش بینی شده در ادارات ثبت اسناد و املاک، دفتر ثبت شرکتهاست. در اینجا این موضوع جای فکر داره که منظور قانونگذار از دفتر ثبت شرکتها، ثبت انواع شرکتهای تجاریه یا ثبت عقد شرکت؟
در قوانین اولیه، مقررات مربوط به ثبت املاک و ثبت شرکتها در یک بازۀ زمانی نزدیک به تصویب رسیدن، جدا از اون، ثبت رسمی شرکتهای تجاری در حالت کنونی با تنظیم در دفاتر قانونی ثبت شرکتها صورت میگیره.
طبق قانون، دردایرۀ ثبت شرکتها، دفتر مخصوصی برای ثبت شرکتهای خارجی در نظر گرفته شده و شرکتهای خارجی باید در این دفتر به ترتیب تقاضا و تحت نمرۀ ترتیبی، ثبت بشن. در این دفتر برای ثبت هر شرکت، لااقل چهار صفحه سفید اختصاص داده میشه، و همۀ شعبههای شرکتی که تقاضای ثبت اون میشه و همچنین تغییراتی که باید مطابق این نظام نامه به ثبت برسه به تدریج که حاصل میشه، ذیل ثبت خود شرکت و در صفحات گفته شده ثبت خواهد شد، علاوه بر صفحات سفیدی که طبق قانون مقرر شده، برای هر شرکت خارجی باید پروندۀ مخصوصی تشکیل بشه. در این پرونده برای خود شرکت و هر یک از شعبههای اون در ایران یک پوشه اختصاص داده میشه. اظهارنامه و هر سندی که ضمیمۀ اونه، در پوشۀ مخصوص شرکت و یا شعبه نگهداری میشه، بعد از اینکار، یه نسخه از هر اظهارنامۀ دیگهای که راجع به تغییراته و همینطور کلیۀ اوراقی که دربارۀ اون شرکت و یا شعبه یا نمایندۀ اون باشه در پرونده و پوشۀ مخصوص به خودش نگهداری میشه. این مقررات برای ثبت شرکتهای خارجی و شعبههای اونها پیشبینی شده بود که الآن دیگه کاربردی نداره در حال حاضر تنظیم دفاتر به صورت الکترونیکی انجام میشه.
در نظامنامۀ قانون ثبت شرکتها، بیشتر مقررات دربارۀ نحوۀ ثبت شرکتهای خارجی و شعب و نمایندگیهای اونهاست، ولی در نظامنامۀ قانون تجارت که دربارۀ نحوۀ ثبت شرکتهای داخلی و ایرانیه، تشریفات و نحوۀ ثبت در دفاتر ثبت شرکتها، مثل شرکتهای خارجی با جزئیات کامل پیش بینی نشده. به هرحال با توجه به مستندات ادارۀ ثبت، نحوۀ تنظیم اسناد ثبت شرکتهای داخلی هم (بدون سند قانونی) مثل ثبت شرکتهای خارجی انجام میشه.
در سالهای اخیر با توجه به قانون برنامۀ پنجم توسعۀ اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و قانون تجارت الکترونیک، و طبق دستورالعمل ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اقدام جدیدی در ثبت الکترونیکی دفاتر ثبت شرکتها انجام میشه که این اقدام تبدیل نحوۀ ثبت سنتی شرکتها و تنظیم و تخصیص شمارگان دفاتر اختصاصی، به شیوۀ الکترونیکی است، این امر نه تنها در آسان کردن و بروزرسانی و درست بودن مندرجات ثبتی حائز اهمیته، بلکه موجب بهبود فضای شروع کسب و کار با حذف یک مرحلۀ ثبتی شده.