همون طور که می دونید دو روش ثبت شرکت در کشورهای مختلف وجود داره، روش اول احراز و صحت سنجیه، و دومی روش ثبت اعلامیه.
توی روش اول تقاضا و اظهارات به مستندات و محتوای اسناد، با روشهای مختلف صحت سنجی میشه. درسته که این روش باعث میشه مراحل ثبتی طولانی بشه، ولی صحت اطلاعات و اعلامات رو افزایش میده.
روش دوم ، نوعی روش خود اظهاری و اعلامی بودن ثبت شرکتهاست که مطالب اظهار شده رو فقط ثبت و منتشر میکنه، توی این روش سرعت عملیات ثبت بالاست.
هر دو روش خوبیها و ضعفهای زیادی دارن؛ مثلا در روش اول سرعت در نظر گرفته نشده و در دومی دقت و صحت مطالب جای تردید داره. در ایران حقوق تحلیلی، تکالیف مختلفی برای شرکتهای تجاری در نظر گرفته که این شرکتها مجبورن اونارو رعایت کنن، از جمله نحوۀ تشکیل شرکتهای تجاری و نحوۀ سرمایه پذیری و مشارکت و سود و نحوۀ اداره و تصمیم گیری و انحلال و پایان تصفیه. بنابراین شرکتهای تجاری مجبور به رعایت قوانین و مقررات تجاری هستن نه ادارات ثبت.
البته این نکته مهمه که نظام ثبت در حوزۀ ثبت شرکتها بسیار متفاوت با نظام ثبت عینی املاکه. در حوزۀ املاک، ملکی وجود داره که میشه با مراجعه به اون ملک تحدید حدود، حدود اربعه و مالکیت و سایر مباحث حقوقی رو به صورت عینی مورد بررسی قرار داد، اما در حوزۀ ثبت شرکتها با توجه به اینکه شخصیت حقوقی شرکت، اعتباری و در بهترین حالت قراردادیه، امکان ثبت عینی در حوزۀ ثبت شرکتها به معنی خاص وجود نداره.
یک از وظایف شرکتهای تجاری، ثبت نزد مرجع ثبت شرکتهاست. طبق قانون تجارت، ثبت همۀ شرکتها اجباریه و تابع همۀ مقررات موجود در قانون ثبت شرکتهاست. اسناد و مدارکی که برای ثبت شرکت لازمه، در نظامنامۀ وزارت عدلیه تعیین شده. در مدت یک ماه اول تشکیل هر شرکت، خلاصۀ شرکتنامه ومنضمات اعلان میشه. هر وقت که تصمیماتی برای تغییر اساسنامۀ شرکت، تمدید مدت شرکت اضافه بر مدت تعیین شده، انحلال شرکت( حتی در مواردی که انحلال به واسطۀ انقضای مدت شرکت صورت میگیره)، تعیین تکلیف تفریغ حساب (پرداختن) یا تبدیل شرکاء یا خروج بعضی از اونها از شرکت یا تغییر اسم شرکت اتخاذ بشه، این مراتب باید به ثبت برسه. پس لزوم ثبت تأسیس و تغییرات در قانون تجارت پیش بینی شده، و وظیفۀ ارکان شرکت، از جمله شرکاء و سهامداران و مدیرانه که اعلامات صحیحی رو به ادارات ثبت شرکتها ارائه بدن.
در قوانین ثبت شرکتها هم لزوم ارائۀ بعضی از مدارک، مثل اظهارنامه، تقاضانامه و … پیش بینی شده، که برای اجرای این قانون نظامنامههایی که مورد نیازه از طرف وزارت عدلیه تنظیم میشه، توی این نظامنامهها، مواردی مثل اشخاصی که باید اظهارنامۀ ثبت بدهند، نکاتی که باید در اظهارنامه گفته بشه، مدارکی که باید عین یا ترجمۀ مصدق اونا ضمیمۀ اظهارنامه بشه، نکاتی که باید درصورت تغییر دوباره ثبت بشن، طرز ثبت شعب یا نمایندههای جدید و اعلاناتی که بعد از تصویب شدن باید بوسیلۀ ادارۀ ثبت اسناد و با هزینۀ خود شرکت عملی بشن، باید با صراحت تعیین تکلیف بشن.
پس در آییننامۀ قانون ثبت شرکتها هم شرایط اظهارنامه و تقاضانامه و بقیۀ مدارک و روش رسیدگی شکلی مورد نظره.
یکی از دغدغههای اصلی حقوق شرکتها، حمایت از حقوق اشخاص ثالثیه که با حسن نیت با شرکت معامله میکنن، ادارۀ ثبت شرکتها میتونه با شفاف سازی و ارائۀ اطلاعات لازم به اشخاص ثالث به تحقق این امر کمک کنه. موضوع فعالیت شرکت و حدود اختیارات مدیران باید در اساسنامۀ شرکت و اسناد و مدارکی که به ادارۀ ثبت شرکتها ارائه میشه قید شده باشه، تا اشخاص ثالث بتونن از اونا مطلع بشن و با آگاهی از این موارد با شرکت وارد معامله بشن. انتشار مواردی مثل نام، مرکز اصلی، دارندگان حق امضاء و میزان سرمایۀ شرکت در روزنامۀ رسمی هم برای حمایت از حقوق اشخاص ثالث طرف معامله با شرکتها انجام میشه.
با توجه به اون چیزایی که گفته شد به این نتیجه میرسیم که مرجع ثبت شرکتها ــ به عنوان مرجع اعلامی ــ مواردی که در اظهارنامه و تقاضانامه بوسیلۀ ارکان شرکت اظهار میشن رو فقط ثبت میکنه، و وظیفهای در مورد تفتیش و یا احراز اعلامات و اظهارات شرکتها نداره، که این باعث اختلال در فرآیند ثبت میشه.
با توجه به قانون تجارت، رعایت نکردن تشریفات ثبتی باعث میشه که عملیات شرکت باطل بشه. هر وقت مقررات قانونی در مورد تشکیل شرکت سهامی یا عملیات اون یا تصمیماتی که توسط هر یک از ارکان شرکت گرفته میشه، رعایت نشه، بنا به درخواست هر ذی نفعی شرکت یا عملیات یا تصمیماتی که گفته شد، به حکم دادگاه باطل خواهد شد.
با توجه به قانون تجارت، اگر برای بطلان شرکت یا عملیات و یا تصمیمات شرکت حکم قطعی صادر، بشه، اون اشخاصی که مسئول این بطلان هستند، باید مسئول خسارتهایی که به خاطر این بطلان به سهامداران و اشخاص ثالث وارد شده هم باشند.
اگر کسی کلاٌ یا بعضاٌ از اعلام مطالبی که طبق قانون باید به مرجع ثبت شرکتها اعلام بشه، خودداری کنه و یا مطالبی که اعلام میکنه غیر واقعی باشن، یا به حبس تأدیبی (از سه ماه تا دو سال)، یا به جزای نقدی (از بیست هزار ریال تا دویست هزار ریال) و یا به هر دو مجازات محکوم خواهد شد.
در سالهای اخیر با توجه به قانون برنامۀ پنجم توسعۀ اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی، و قانون ارتقای سلامت اداری، و قانون مدیریت خدمات کشوری، و همینطور با توجه به آیین نامۀ توسعۀ خدمات الکترونیکی دستگاههای اجرایی و تصویبنامۀ شورای عالی اداری، همۀ مراحل ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری، بصورت الکترونیکی و هماهنگ با سایر دستگاهها، از جمله سازمان ثبت احوال و بدهکاران مالیاتی، شرکت پست و وزارت اطلاعات (در خصوص کد فراگیر اتباع خارجی) صحت سنجی میشه، و بدون تأخیر در امور و بصورت آنلاین، بعضی از استعلامات در هویت سنجی انجام میشه. پس میشه نتیجه گرفت که با اینکه مراجع ثبتی اعلامی هستند، ولی در روش جدید بعضی از صحت سنجیهای قانونی در ثبت شرکتها هم انجام میشه.
به هرحال همونطور که گفتیم وظیفۀ اصلی مراجع ثبتی، ثبت اظهارات متقاضیه، که با اصلاح و استاندارد سازی بعضی مفاد مدارک و مستندات شرکتها (مثل اساسنامه، اظهارنامه و صورتجلسات) مبنی بر اینکه مسئولیت صحت و سقم اطلاعات و ارائۀ مندرجات و مفاد اون به عهدۀ امضاکنندگان و متقاضیه، میشه این نقش اعلامی مراجع ثبتی رو پررنگتر کرد.