با اینکه ماهیت شرکتهای تجاری به عنوان مجموعهای از قراردادها به حسلاب میاد، ولی در رفع اختلافات مربوط به حقوق خصوصی افراد، به وسیلۀ دخالت دولتها ــ که کار خیلی مهمیه ــ ثبت شرکتها نقش اساسی داره.
به نظر بعضی از استادان علم حقوق، شرکت به عنوان یک عمل حقوقی، مبتنی بر قراردادیه که بین شرکاء و مؤسسین بسته میشه، و آثارش به موجب شرکتنامه یا اساسنامه و تصمیمات مجامع عمومی، تابع توافق شرکاء وسهامدارانه. حکومت قوانین امری، و پیروی اقلیت از اکثریت باعث میشه که عدهای از حقوقدانها، شرکت تجاری رو یک سازمان حقوقی بدونن نه یک قرارداد. اما واقعیت اینه که نقش اصلی قرارداد و حاکمیت اراده در حقوق شرکتها رو نمیشه نادیده گرفت، و دست کم در ماهیت قراردادی شرکت تجاری نمیشه تردید کرد، با اینهمه، تأثیر و حدود قلمرو و حاکمیت اراده و قرارداد شرکتها با همدیگه متفاوته.
طبق قانون تجارت، قانون گذار در شرکتهای شخص( تضامنی، نسبی و تا حدودی با مسئولیت محدود) برای ارادۀ شرکاء اهمیت خاصی قائله، و اساس روابط حقوقی شرکاء رو مبتنی بر شرکتنامهای میدونه که سند قرارداد شرکت و محصول ارادۀ شرکاست. در این نوع شرکتها، توافق شرکاء و ارادۀ مشترک و جمعی اونها از اول تشکیل شرکت تا انحلال اون، اهمیت خودشو حفظ کرده و تمام شرکاء در اداره و مشارکت شرکت حق یکسانی دارن؛ اما باید توجه داشت که حتی در شرکتهایی که گفتیم هم قانونگذار مقررات آمرهای وضع کرده، که رعایت اون از طرف همۀ شرکا الزامیه.
با توجه به ویژگیهای قراردادی شرکتها، میشه فهمید که حقوق شرکتها، از نوع حقوق ماهیتی به معنای کلاسیک خودش نیست، یعنی در این رشتۀ حقوق، مفاهیم حقوقی، از جمله حقوق قراردادها توضیح داده نمیشه و مبانی و مفاهیم حقوقی رو باید در سایر قوانین، از جمله حقوق تجارت و مدنی پیدا کرد، به همین دلیل حقوق ثبت رو میتونیم از نوع مقررات شکلی، و مربوط به ساختار سازمان ثبت اسناد و املاک در نظر بگیریم.
به هر حال در حقوق شرکتهای تجاری، بیشتر قوانین اصلی برای ثبت، قوانین شکلی هستن به طوریکه طبق این دسته از قوانین، ادارات ثبتی، صرفاٌ مدارک و مستندات لازم جهت ثبت انواع شرکتهای تجاری رو دریافت، و در نهایت نسبت به ثبت اون اقدام میکنن. طبق آیین نامۀ ثبت شرکتها، برای ثبت هر شرکت تجاری مدارکی مثل اظهارنامۀ ثبت، اساسنامۀ شرکت، نوع شخصیت حقوقی ــ از جمله شرکت سهامی و با مسئولیت محدود و یا تضامنی و مختلط و غیره ــ و مرکز اصلی شرکت و آدرس صحیح اون، تابعیت شرکت، مقدار سرمایۀ شرکت در تاریخ تقاضا، نوع امر صنعتی یا تجاری یا مالی و شعب اون به مرجع ثبتی ارائه میشه و این اداره بعد از بررسی شکلی نسبت به ثبت اون اقدام میکنه. بنابراین از لحاظ عرفی ادارات ثبت، مراجع اعلامی بوده و صرفاٌ اعلامات افراد رو ثبت میکنن.
با اینکه برای تنظیم سند ثبت شرکتها، هر نوع اظهارات ثبتی و صورتجلسات باید با رعایت شرایط ماهوی و شکلی انجام بشه (که به عهدۀ متقاضیه)، ولی بعد از ارائۀ صورت جلسات به مراجع ثبتی، صرفاٌ رعایت تشریفات شکلی قانونی و ثبتی برای متصدیان ثبت کافیه، و در صورت داشتن مغایرت و یا ارائۀ مطالب خلاف واقع، هر ذی نفعی می تونه از مراجع ذی صلاح، ابطال اون رو درخواست کنه. به طور مثال کارشناسان ثبتی حتی با دقت زیاد هم نمی تونن اصالت امضای صورت جلسات و یا اساسنامه و همچنین سمت نمایندگان قانونی و قراردادی رو مشخص کنن، چون امضای صورت جلسات خارج از ادارات ثبت انجام میشه و عملاٌ تطبیق امضای صورت جلسات از سوی ادارات ثبت امکانپذیر نیست. اگر ادارۀ ثبت قصد احراز امضاء و تطبیق امضاء با سوابق رو داشته باشه با توجه به سوابق، کمتر از پنج درصد صورت جلسات قابل ثبتن، که این موضوع با اهداف بهبود فضای کسب و کار متفاوته.
در ثبت شرکت و صدور سند رسمی، مراتب به صورت اعلام اظهارات متقاضی به صورت شکلی انجام میشه و بنابراین نظام ثبت شرکتها، نظام عینی، یعنی یک نظام مبتنی بر معاینه و یا نظارت و حضور در محل شرکت جهت تحقق موارد مورد درخواست از سوی مراجع ثبتی، نیست؛ برای مثال در خیلی از موارد اقامتگاه و آدرس شرکت در اظهارات و صورتجلسات، نادرست و یا اشتباهه، که عملاٌ با توجه به عدم صلاحیت ذاتی ادارت ثبتی، امکان صحت سنجی عینی برای درست بودن اون در نظر گرفته نشده.
با اینکه در روش الکترونیکی ثبت شرکتها، با توجه به نوشتن کد پستی شرکت و مؤسسین، ساز و کار مناسبی جهت صحت سنجی اطلاعات محل واقعی شرکت در نظر گرفته شده، ولی با توجه به عدم بررسی عینی، هنوز برخی از اظهارات به صورت نادرست به مراجع ثبتی ارسال میشه.
در بعضی از موارد، در ثبت، تأسیس و تغییرات انواع شرکتهای تجاری، ادارات ثبتی و یا نهادهای نظارتی بر امور ثبت شرکتها، جدا از صلاحیت شکلی ادارات مذکور، به بررسی ماهیتی برخی از اعلامات می پردازن که با اصول ثبت متفاوته و حتی مشاهده میشه که بعضی مواقع صورت جلسه و اعلامات شخصیتهای حقوقی به تأیید ادارات نظارتی، از جمله بورس و یا بانک مرکزی و بیمه و تعاونی رسیده، اما در کارشناسی ثبتی به مشکلات و ایرادات مختلفی برمیخوره، که این موضوع جای فکر داره.
بند دوم: ضمانت اجرای اعلامات ناصحیح به ثبت
با تحقیق در متنهای حقوقی، میشه فهمید که ضمانت اجرای کامل و روشنی برای عدم رعایت قوانین و همینطور عدم اعلامات صحیح از سوی ارکان شرکت به ادارۀ ثبت در نظر گرفته شده، که از جملۀ بعضی از موارد قانونی که در خصوص اعلامات غیرواقعی مقرراتی وضع شده، میشه به موارد زیر اشاره کرد:
۱ – طبق قانون تجارت، مؤسسین و مدیرانی که برخلاف واقع، پرداخت تمام سهم الشرکۀ نقدی و تقویم و تسلیم سهم الشرکۀ غیرنقدی روــ که در اوراق و اسنادی که باید برای ثبت شرکت ارائه بدهندــ اظهار کرده باشن، کلاهبردار محسوب میشن؛ در نتیجه جرم اظهار اعلامات غیرواقعی دربارۀ سرمایه شرکت، جرم کلاهبرداریه.
۲ – طبق لایحۀ اصلاحی قانون تجارت، هر کسی که از اعلام مطالبی که طبق مقررات این قانون، باید به مرجع ثبت شرکتها اعلام کنه، بعضاٌ یا کلاٌ خوداری کنه، و یا مطالبی خلاف رو واقع به مرجع مزبور اعلام کنه، و همچنین هر کسی که سهام یا قطعات سهام رو قبل از به ثبت رسیدن شرکت و یا در صورتیکه ثبت شرکت مزورانه انجام گرفته باشه، صادر کنه، به حبس تأدیبی از سه ماه تا دوسال، یا به جزای نقدی از بیست هزار ریال تا دویست هزار ریال، یا به هر دو مجازات محکوم میشه.
توی این قانون اومده که هر وقت مقررات قانونی در مورد تشکیل شرکت سهامی و یا عملیات اون، یا تصمیماتی که توسط هر یک از ارکان شرکت گرفته میشن، رعایت نشه، بر حسب مورد بنا به درخواست هر ذی نفعی بطلان شرکت، یا عملیات و یا تصمیمات مذکور به حکم دادگاه اعلان میشه، ولی مؤسسین و مدیران و بازرسان و صاحبان سهام شرکت نمی تونن در مقابل اشخاص ثالث به این ابطال استناد کنن.
بند سوم : مصوبات گردشی
حقوق ثبت شرکتها جزیی از حقوق داخلی کشوره، و با اینکه به حقوق تجارت و مدنی وابستگی داره فقط در حوزۀ حقوق خصوصی نیست، این رشتۀ حقوقی از جهات مختلف با حقوق عمومی ارتباط داره و قوانین اون در اکثر موارد جنبۀ آمرانه داره و به نظم عمومی مربوطه، مثل تعلق حقوق دولتی بر ثبت و تنظیم اسناد مطابق قوانین و مقررات مشابه، ولی حقوق ثبت با توجه به قوانین و مقررات، تمایل بیشتری به حقوق خصوصی داره(مثل نقش ارادۀ طرفین در تنظیم اسناد). از طرفی ممکنه برخی از رویههای عرفی بین المللی ،در حوزۀ تجارت داخلی هم نفوذ کنه.
طبق سابقههای ثبت شرکتها، یکی از مواردی که از لحاظ ساختاری در عرف تجاری جدید، و طرز نوشتن و تنظیم صورت جلسهها دیده شده، پدیدهای به نام مصوبۀ گردشیه، که باعث میشه تا شرکاء و سهامدارای شرکت بتونن بدون نیاز به تشریفات دعوت و برگزاری جلسه عمومی، مصوبهای رو امضاء کنن.
این موضوع در شرکتهای دولتی بیشتر دیده میشه، به طوریکه اعضای هیئت رئیسه که معمولاٌ وزیر یا معاون وزیر هستن، عملاٌ توی جلسهای حضور ندارند و اگر هم در جلسات مشارکت می کنن، در همون زمان صورت جلسه نمیشه و به امضای ارکان شرکت نمی رسه، و بعد از تاریخ جلسه، صورتجلسۀ تنظیمی به اشخاص گفته شده ارائه، و به امضای اونا میرسه.
دربارۀ اعتبار این صورت جلسات، به نظر میرسه، اسناد نوشته شده که به امضای همۀ اعضا میرسه، معتبره و میشه به سهامداران این اجازه رو داد که از قواعد اولیه، که بر اساس اون تشکیل جلسه جهت تصمیم گیری، صرفاٌ از طریق مجامع عمومی امکان پذیره، فراتر برن؛ چون با وجود امضای همۀ سهامداران، اجبار اونها به برگزاری جلسه مجمع عمومی و طی تشریفات مقرر به نظر نوعی تحصیل حاصل میباشد و بیهوده است، و مراجع قضایی هم باید در زمان صدور رأی به موارد گفته شده با دیدگاه قواعد پشتیبان استناد کنند.
در پیش نویس لوایح اصلاحی قانون تجارت پیشنهاد شده که اساسنامۀ شرکت میتونه تشکیل جلسات مجمع رو به صورت الکترونیکی و یا ویدئو کنفراس پیش بینی کنه.
این موضوع دربارۀ تشریفات قانونی برای تشکیل مجامع عمومی در شرکتهای سهامی، به نوع دیگهای در قانون در نظر گرفته شده که میگه در زمانهایی که همۀ صاحبان سهام در مجمع حاضر باشن، نشر آگهی و تشریفات دعوت لزومی نداره.
بنابراین با اینکه از قبل معلوم نیست که جلسۀ مجمع با حضور همۀ سهامدارانه یا با اکثریت اونها، ولی امضای صورت جلسات توسط همۀ سهامدارها، نوعی تأیید بر عدم لزوم تشریفات دعوت مجامع عمومی این دسته از مجامع میباشد.