برای تنظیم هر نوع صورتجلسه می باید به طور دقیق تعداد و نوع سهام هر یک از سهامداران مشخص باشد در غیر این صورت در اداره ثبت پرونده ها برگشت می خورند و باید شخص دارای سمت در شرکت یا وکیل رسمی شرکت به شورای حل اختلاف مراجعه کند و یک نامه دریافت نماید از اداره ثبت شرکت ها لیست مربوطه را تقاضا کند .