در مورد نحوۀ امضای دفاتر ثبت شرکتها، اختلاف روش بین بعضی از مراجع ثبتی وجود داره به طوری که با بررسی‌های به عمل اومده توسط ادارۀ نظارت بر ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری استانها، بعضی از مراجع ثبتی شهرستانها، تمامی سهامداران رو مجبور میکنن تا به مراجع ثبت برن و دفاتر رو امضاء کنن. برای مثال اگر شرکتی صد نفر شریک یا سهامدار داشته باشه باید تمامی اونها به مراجع ثبتی مراجعه کنن و دفاتر رو امضاء کنن که این عملکرد بعضی از مراجع ثبتی جای تأمل داره.
جدا از این در قوانین تجاری، نوعی نظام جانشینی تنظیم و امضاء اسناد در شرکتهای تجاری پیش بینی شده (مدیر عامل شرکت با توجه به اختیاراتی که هیئت مدیره بهش میده حق امضاء از طرف شرکت رو داره). به نظر میرسه لزومی نداره که برای تنظیم اسناد و امضای اونها همۀ سهامدارای شرکت به ادارۀ ثبت مراجعه کنن، چون هیئت مدیره یا مدیر عامل مطابق اساسنامه، نمایندۀ شخصیت حقوقی شرکت محسوب میشه و برای تنظیم اسناد حضور این نماینده‌ها کافیه.
بعضی دیگه از مراجع ثبتی به پیروی از نحوۀ ثبت املاک در دفاتر املاک، امضای رئیس و یا مسئول واحد ثبتی رو ذیل ثبت شرکتها الزامی میدونن، و برخی دیگه از همکاران ثبتی هم با توجه به اینکه مراجع ثبت شرکتها رو به نوعی جانشین دفاتر اسناد رسمی میدونن، در نتیجه امضاء و تنظیم دفاتر ثبت شرکتها رو همانند دفاتر اسناد رسمی دونسته و تشریفات تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی رو برای تنظیم سند ثبت شرکتها الزامی میدونن.
در قانون بخشنامههای زیادی برای امضاء و تنظیم دفاتر ثبت شرکتها پیش بینی شده و اختلافهایی بینشون وجود داره که باعث شده برداشتهای حقوقی متفاوتی از این بخشنامهها بشه.
یکی دیگه از موارد اختلاف مراجع ثبت شرکتها، امضای دفاتر از سوی نمایندگان و وکلای شرکته که بعضی از مراجع ثبت این نمایندگی رو قبول دارن و بعضی دیگه اونو با ابهام می پذیرن.
در حال حاضر با توجه به دستورالعمل ثبت الکترونیکی شرکتها و مؤسسات غیرتجاری ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک، مراحل چگونگی اقدام درخصوص مراجعه ذی سمت و احراز نماینده یا وکیل جهت امضای دفاتر الکترونیکی و تأیید ثبت تأسیس و تغییرات انواع شرکتها و مؤسسات غیرتجاری به شرح زیر امکان پذیره:
برای مراجعه و امضای آگهی‌های ثبتی اشخاص حقوقی، مدیران و یا دارندگان حق امضاء و یا نماینده و وکلای اونها (وکلای دادگستری و یا وکلای رسمی) و یا اشخاص مجاز از طرف هیئت مدیره و یا مجمع عمومی که در سامانه معرفی شده‌اند، میتونن به عنوان ذی سمت، دفاتر الکترونیکی ثبت شرکتها رو امضاء کنن که در این مورد معاونت امور اسنادیی گفته: ( وکالتنامه‌ای رسمی را مراجع قضایی هم بدون هیچ تردیدی پذیرفته و در سایر ادارات و سازمانها هم همین گونه است در خصوص سایر وکالتنامههای عادی دیگر رویه به سمت قبولی می باشد.)
طبق قانون، دفتر حقوقی سازمان ثبت اسناد و املاک، با توجه به جایگاه هیأت مدیره در شرکت و نیز اعتبار تصمیمات مجامع عمومی شرکت، اشخاص مجاز از طرف هیأت مدیره و یا مجمع عمومی، میتونن نسبت به ثبت کلیۀ صورتجلسات و امضای دفاتر ثبت شرکتها اقدام کنن. دفتر حقوقی سازمان ثبت اسناد و املاک میتونه همۀ امور اداری رو به موجب وکالتنامۀ رسمی‌ای که از سمت متقاضیه، انجام بده.
طبق قانون مدنی دربارۀ وکالت، مبنی بر اعطای حق قانونی به اشخاص جهت گرفتن وکیل، مراجعۀ اشخاص حقیقی ( اعم از وکیل یا غیر از اون)، با ارائۀ وکالتنامۀ رسمی تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی، برای ثبت اشخاص حقوقی ایراد قانونی نداره.
در حال حاضر تنظیم و امضای دفاتر ثبت شرکتها تأثیر گرفته از دستورالعمل ثبت اسناد و املاکه، و به نظر میرسه برای امضای ثبت شرکتها، مدیران و یا دارندگان حق امضاء و یا نماینده و وکلای اون ها ( اعم از وکلای دادگستری و یا وکلای رسمی) و یا اشخاص مجاز از طرف هیئت مدیره و مجامع عمومی، می تونن دفاتر ثبت شرکتها رو امضا کنن.
مبحث چهارم: حقوق تحلیلی شرکت ایرانی و خارجی
با توجه به اینکه باید تابعیت شرکتهای تجاری در مراجع ثبتی مشخص باشه، اهمیت شناسایی دقیق و آثار حقوقی اونها باید مورد بررسی قرار بگیره.
تابعیت در قانون
تابعیت، یه رابطۀ سیاسیه که فرد یا چیزی رو به دولتی مربوط میکنه به صورتیکه حقوق و تکالیف اصلی اون از همین رابطه به وجود میاد، مثل تابعیت هر شخص، یا تابعیت یک کشتی یا هواپیما نسبت به دولت متبوع. تابعیت میتونه براساس رضایت یا قراردادی باشه.
تابعیت، عبارته از رابطه سیاسی و معنوی که اشخاص رو چه حقیقی و چه حقوقی، به دولت مشخص مربوط میسازه و در نتیجه اون، شخص و دولت از حقوق و تکالیف متقابل برخوردار میشن.
تابعیت یک رابطۀ حقوقیه، چون شخص (حقیقی یا حقوقی) از آثار حقوق و امتیازات در نظر گرفته شده در قوانین و مقررات اون کشور برخوردار میشه، همچنین یک رابطۀ سیاسیه چون ناشی از حقوق قدرت و حاکمیت دولتیه که شخص رو از خودش می دونه.