یکی از مباحث حقوق شناسی ثبت شرکتها، مبحث تنظیم و آثار اسناد مربوط به شرکتهاست. اسناد تنظیم شده در مراجع ثبت شرکتها سند رسمی هستن ویا سند عادی؟
از نظر قانونۀ اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک ویا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی و در حدود صلاحیت اونها و برطبق مقررات قانونی، تنظیم شده باشن رسمیند، و مفاد سند در صورتی معتبره که مخالف قوانین و مقررات نباشه. سند رسمی نوشتهای رسمیه که دلالت بر وجود حقی به نفع یک شخص میکنه(ثبوت حق) و در صورت لزوم خود این نوشته میتونه حق موضوع اون رو بدون اینکه نیاز به دلیل دیگه ای باشه اثبات کنه (اثبات حق) بنابراین ثبت سند یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی میده و شامل دو عمله، یکی تنظیم سند و بعدی ثبت سند. طبق قانون هیچ سندی رو نمی شه تنظیم و در دفتر اسناد ثبت نمود مگه اینکه موافق با مقررات قانونی باشه. پس تنطیم سند مقدمۀ ثبت سنده و در دفتر رسمی انجام میشه. مراجع ثبت شرکتها صورتجلسهها و یا تغییرات رو تنظیم نمی کنن و این وظیفۀ مجامع عمومی و یا هیئت مدیرههای شرکتهاست، مرجع ثبت صرفاٌ اظهارنامه رو بررسی میکنه.
طبق قانون یکی از مراجع صدور اسناد رسمی ادارۀ ثبت اسناد و املاکه، و از وظایف اون ثبت انواع شرکتهای تجاریه. طبق قانون مراجع ثبت شرکتها، در ثبت شرکتنامه قائم مقام دفاتر اسناد رسمی هستن. بنابراین اسناد عادی شرکتها ( مثل صورتجلسۀ تأسیس و تغییرات اساسنامه و اظهارنامه و تقاضانامه) بعد از ارائه به مرجع ثبت و انجام امور قانونی مربوط بهشون، ثبت میشن و اعتبار اسناد رسمی رو پیدا میکنن.
این نکته مهمه که توی ثبت شرکت و صدور سند رسمی، مرجع ثبت هیچ گونه بررسی و بازرسی حضوری از محل شرکت نداره (ثبت عینی نداره)، و از همین نظر ثبت ملک با ثبت شرکتها متفاوته، چون در ثبت املاک کارشناسان برای بازدید و نقشه برداری و انجام این قبیل امور به محل مراجعه می کنن (ثبت عینی)، ولی در ثبت شرکتها این طور نیست (ثبت غیر عینی).
روش ثبت شرکتهای تجاری با روش ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی متفاوته. دفاتر اسناد رسمی موظفند تا هویت و هدف طرفین معامله رو مستقیماٌ مورد بررسی قرار بدن و درخواست طرفین معامله رو ــ که به صورت شفاهی یا کتبی ارائه میشه ــ بعد از مطابقت دادن با قانون، در دفتر مخصوص ثبت کنن، اما مرجع ثبت شرکتها تنها اسناد عادی رو که به مرجع ارائه میشه، ثبت میکنه.
در ثبت شرکتها مثل دفاتر اسناد رسمی نیازی به شاهد و حضور متقاضی برای ثبت نیست. در ثبت اسناد رسمی حضور شاهد و متقاضی برای تنظیم سند الزامیه، و این اسناد هم اعتبار شهادت شاهد رو دارن و هم به عنوان القرار متقاضی هستن، اما در ثبت شرکتها نیاز به هیچ شاهدی نیست، و فقط دارندۀ حق امضا اقرار میکنه که سند با ثبت برابره.
با اینکه تمام مراحل ثبت شرکت با اطلاعات و شواهد ارائه شده از طرف متقاضیه انجام میشه، و مرجع ثبت از نظر قانونی اون رو مورد بررسی قرار میده، اما در صورت ارائۀ اطلاعات نادرست هر ذی نفعی میتونه از مراجع مربوطه ابطال شرکت رو درخواست کنه.
یکی دیگه از نکاتی که باید به اون اشاره کنیم اینه که چرا به اسناد ثبت شرکتها، آگهی ثبتی میگن؟ دلیل اصلیش اجباری بودن انتشار و اعلان اسناد ثبت شده در مراجع ثبت شرکتهاست، که این اجبار در سایر اسناد مرتبط با اسناد رسمی یا املاک این اجبار وجود نداره. در حال حاضر به نظر میرسه نحوۀ نگارش اسناد تنظیمی در مرجع ثبت هم باید تغییر کنه، تا اعلامات ثبت شرکتها به عنوان سند رسمی، راحتتر توی ذهن بیاد.