تنظیم دفاتر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، از جمله دفاتر ثبت شرکتها تأثیر گرفته از قوانین و مقررات و شیوههای جدید ثبتیه. از جملۀ این مقررات می تونیم به دستورالعمل ثبت الکترونیکی شرکتها و مؤسسات غیرتجاری و همچنین قانون جامع حد نگار (کاداستر) و آیین نامۀ اجرایی اون اشاره کرد.
طبق آخرین دستورالعمل چگونگی ثبت الکترونیکی شرکتها و مؤسسات غیرتجاری ریاست ثبت اسناد و املاک (دکتر تویسرکانی)، تنظیم دفاتر ثبت شرکتها به صورت الکترونیکی پیش بینی شده.
همینطور در قانون جامع حدنگار(کاداستر) کشور هم تنظیم دفاتر مربوط به سازمان ثبت اسناد و املاک که دفاتر ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری هم جزئی از اونهاست، بصورت الکترونیکی پیش بینی شده.
طبق آیین نامۀ اجرایی قانون جامع حدنگار(کاداستر)، سازمان ثبت اسناد و املاک موظف شده تا برای ثبت تأسیس انواع اشخاص حقوقی و تغییرات اونها، دفاتر الکترونیکی مربوطه رو در سامانۀ مرکزی ایجاد کنه و امکان بهره برداری بر خط از اونها رو برای ادارات ثبت و ادارۀ کل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری فراهم کنه. اسناد ثبت تأسیس و ثبت تغییرات انواع اشخاص حقوقی با بهره گیری از ظرفیتهای اخذ اثر انگشت دیجیتالی یا امضاء الکترونیک تنظیم و در دفتر الکترونیکی ثبت میشن و بعد از اون در سامانههای متمرکز سازمان ذخیره سازی میشن. سازمان با توجه به تکالیف قانونی مربوطه، کلیۀ دفاتر دستنویس مورد بهره برداری در واحدهای ثبتی، دفترخانههای اسناد رسمی، دفترخانههای ازدواج وطلاق، ادارات اجرای اسناد رسمی و همچنین ادارات ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری و مرکز مالکیت معنوی سازمان رو به تدریج و با رعایت مهلت مقرر در قانون به دفاتر الکترونیک تبدیل میکنه.
در حال حاضر، دفاتر ثبت شرکتها به صورت الکترونیکی و با اختصاص دادن شمارۀ صفحه و شمارۀ جلد، به صورت الکترونیکی و مرتبط با شمارۀ ثبت و شناسه ملی شخصیت حقوقی تهیه میشه. علاوه بر شناسایی و درج زمان دقیق تنطیم سند و تحریر و امضای مسئول اداره و متقاضی ثبت، تمامی سوابق نسخۀ الکترونیکی دفتر هم در آرشیو آگهیهای ثبتی در سامانۀ آگهیهای سازمان ثبت اسناد و املاک قابل رؤیته.