بنابر ماده ۸ نظامنامه اجرای قانون ثبت شرکت ها این مدارک مورد احتیاج هستند :
- اظهارنامه ثبت به فارسی
- کپی برابر اصل از اختیار نامه ی نماینده که مدیر شعبه است .
اگر تقاضا ثبت شعبه ، همزمان با تقاضا ثبت خود شرکت بود ، کپی برابر اصل ثبت خود شرکت لازم نیست و طبق ماده ۱۸ نظامنامه بعد از ثبت شرکت و هر یک از شعبه های آن اداره ثبت اسناد باید گواهینامه ثبت را به شرکت یا شعبه آن به متقاضی بدهد .
که این موارد باید در تاییدیه باشد :
- نام کامل شرکت
- نوع شرکت از سهامی و ضمانتی و مختلط و غیره
- مرکز اصلی شرکت و آدرس صحیح آن
- تابعیت شرکت
- مقدار سرمایه شرکت در تاریخ تقاضا
- ثبت شرکت متقاضی در چه محل و در چه تاریخ و در نزد کدام مقام صلاحیت دار مطابق قوانین مملکت اصلی انجام شده است .
- شرکت چه کار صنعتی یا تجاری یا مالی در ایران انجام می دهد .
- تاریخ ثبت
- امضا مدیر کل ثبت اسناد مملکتی
- اگر تصدیق راجع به ثبت شعبه باشد ، علاوه بر موارد فوق در تصدیق نامه باید محل شعبه هم قید بشود .
نکته : اگر شرکت های خارجی برای چند نوع کار از دولت امتیاز گرفته باشند به آن ها شرکت امتیازی خارجی می گویند .
طبق تبصره ماده ۵ نظامنامه اجرای قانون ثبت شرکت های خارجی ، این شرکت ها علاوه بر اسنادی که باید در موقع تقاضا ثبت ارائه بدهند باید مواد امتیاز نامه شان را وزارت امور خارجه تایید کند .