هر شرکت یا موسسه ای که ثبت می شود ، چون مشمول قانون مالیات است باید هر سال همه فعالیت های مالی خودش را از طریق سازمان امور مالیاتی ثبت کند و پلمپ دفاتر سال آینده اش را اخذ کند .
فرایند ثبت عملیات مالی باید به ترتیب تاریخ فاکتورها و اسناد ، و کاملا خوانا و بدون خط خوردگی یا لاک باشد و در پایان سال مالی زمان تحویل اظهارنامه مالیاتی ، پلمپ دفاتر مالیاتی هم جهت اثبات به دارایی تحویل داده بشود .
دفاتر پلمپ برای مشخص کردن فعالیت های مالی یک شرکت ، اجباری است و حتی اگر شرکتی در طول سال فعالیتی نداشته باید دفترش را سفید تحویل دارایی بدهد و اگر تحویل ندهد باید جریمه مالیاتی بپردازد .